Memanfaatkan Mail Merge untuk Dokumen Berbasis Data

Banyak orang menggunakan mail merge untuk keperluan membuat surat massal, karena dari segi istilah mail artinya surat dan merge artinya gabung, jadi kira-kira menggabungkan surat yang banyak menjadi satu saja. Misal kita akan membuat surat undangan, dan nama-nama yang akan diundang banyak, dengan mail merge kita cukup membuat format satu lembar surat, nama-nama undangan dibuat dalam database, dan tinggal kita panggil satu persatu nama berikut alamatnya ke dalam surat tersebut.

Tapi bagi saya, mail merge bisa digunakan untuk dokumen apapun yang sifatnya memerlukan database. Misal untuk membuat surat keterangan mengajar, membuat SK, membuat kartu ujian, SKHU, laporan, dsb. Semua itu memang memerlukan database yang harus tersimpan terlebih dahulu. Jika sudah ada database lebih mudah kita memanfaatkan fasilitas mail merge ini.

Bagaimana cara memulai membuat mailmerge?

Pada Word2003, pilih menu Tools, kemudian klik Letters and Mailing klik Mail Merge, atau pada Word2007 klik Tab Mailings, dan pilih Start Mail Merge dan klik Step by stepMail Merge Wizard dan akan muncul taskpane seperti ini

Pilih document type Letters dan klik next starting document, dan akan muncul task

 Pilih yang use current document lalu klik next select recipients, dan keluar task seperti ini

Pilih recipient use an existing list jika akan memanggil file database yang sudah ada melalui tanda no(1) atau no(2), dan atau pilih type a new list jika akan membuat daftar baru, jika pilihan type a new list, maka akan muncul task :

Pilih create untuk membuat list baru, dan kita disuruh mengentry data pada address list yang sudah ada, seperti dibawah ini :

Address list secara default dalam bahasa Inggris, sepeprti Tittle, First Name, dll. Jika address list tidak sesuai dengan yang akan kita buat, lebih baik kita customize, dan dapat diganti field name-nya. Jika klik customize akan muncul seperti ini :

Delete satu persatu field names, jika sudah terdelete semua, lalu Add field names yang baru, misal buat field Nama, Alamat, Tugas, dll., setelah itu kita masukkan informasinya seperti dibawah ini :

Klik new entry untuk memasukkan data baru atau klik Close untuk menutup, dan simpan sebagai data source, jika muncul Mail Merge Recepients klik OK. Dengan begitu kita sudah memiliki file database.

Sekarang saatnya menggunakannya pada dokumen yang kita buat,  misal seperti ini

Nama               :

Alamat                        :

Tugas               :

Buka tab Mailings, klik Select Recepients, klik Use Existing List, lalu pilih file database yang tersimpan. Kemudian letakkan kursor pada posisi yang akan kita masukkan data mailmerge, lalu klik Insert Merge Field, pilih sesuai dengan kriteria, maka hasilnya seperti ini..

Nama               : «Nama»

Alamat             : «Jurusan»

Tugas               : «Tempat_Tugas»

Untuk menampilkan data klik Preview Results, maka akan muncul data sesuai dengan data yang tersimpan,  seperti ini

Nama               : Agus Fanani

Alamat             : Lampung Timur

Tugas               : SMP PGRI 1 Batanghari

lalu untuk menampilkan data lainnya, tinggal klik next record.

Mudah kan..banyak cara untuk membuat mailmerge, di kesempatan lain akan saya ulas membuat mailmerge dari tabel data yang dibuat di file word dan excel.